技術(shù)
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系統(tǒng)概述
鼎創(chuàng)恒達(dá)圖書(shū)館檔案智能化管理系統(tǒng)是基于物聯(lián)網(wǎng)、RFID技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)的一體化檔案庫(kù)檔案綜合管理平臺(tái),很好的解決了檔案管理信息量大、管理繁瑣等問(wèn)題。
系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)檔案管理流程操作,涉及從檔案的歸檔、調(diào)檔、借閱、歸還、銷毀、盤點(diǎn)、查詢統(tǒng)計(jì)等成體系的操作,并對(duì)檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環(huán)境異常等狀況提供語(yǔ)音聲光報(bào)警、圖像抓拍等多種手段。從企業(yè)全局來(lái)講,將原本分散的檔案管理操作,進(jìn)行了有效的整合,規(guī)范了管理,明確了崗位職責(zé),更提高了工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化與高效化。
鼎創(chuàng)恒達(dá)公司可根據(jù)用戶需求進(jìn)行軟件定制開(kāi)發(fā),與第三方管理系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫聯(lián)接。
功能介紹
鼎創(chuàng)恒達(dá)檔案智能化管理系統(tǒng)由業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、業(yè)務(wù)調(diào)度平臺(tái)、手持移動(dòng)終端三部分組成。
待辦任務(wù):對(duì)于未審批、未執(zhí)行的單據(jù),系統(tǒng)智能提醒,提示相關(guān)人員及時(shí)處理。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù):查詢和錄入學(xué)校檔案性質(zhì),檔案室、檔案盒、檔案柜信息。
檔案借閱:實(shí)現(xiàn)檔案借閱/歸還登記,并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行有效的借檔引導(dǎo),另外對(duì)需歸還的檔案,系統(tǒng)根據(jù)借出日期計(jì)算自動(dòng)進(jìn)行檔案催歸提醒。
檔案借閱:實(shí)現(xiàn)檔案借閱/歸還登記,并通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行有效的借檔引導(dǎo),另外對(duì)需歸還的檔案,系統(tǒng)根據(jù)借出日期計(jì)算自動(dòng)進(jìn)行檔案催歸提醒。
檔案歸檔:提交歸檔申請(qǐng),查看歸檔單列表以及處理歸檔請(qǐng)求,對(duì)未審批的申請(qǐng)智能提醒,提示相關(guān)人員及時(shí)處理。
檔案調(diào)檔:提交檔案調(diào)檔申請(qǐng),查看調(diào)檔單列表以及處理調(diào)檔請(qǐng)求,對(duì)未審批的調(diào)檔申請(qǐng)進(jìn)行提醒,查詢調(diào)檔記錄。
檔案移位:提交檔案移位申請(qǐng),查看移位單列表以及處理移位請(qǐng)求,對(duì)未審批的移位申請(qǐng)進(jìn)行提醒,查看移位記錄。
檔案盤點(diǎn):對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn),掌握文檔的流動(dòng)情況(出入庫(kù)),核對(duì)庫(kù)內(nèi)文檔數(shù)量與申請(qǐng)數(shù)量,準(zhǔn)確地掌握庫(kù)內(nèi)情況。
檔案銷毀:提交檔案銷毀申請(qǐng),查看銷毀單列表以及處理銷毀請(qǐng)求,對(duì)未審批的銷毀申請(qǐng)進(jìn)行提醒,查看銷毀記錄。
查詢統(tǒng)計(jì):查詢檔案庫(kù)存,審批、盤點(diǎn)、歸檔、借閱、調(diào)檔、銷毀、移位操作的記錄,查詢檔案狀態(tài)占比,檔案性質(zhì)占比。
追蹤信息:對(duì)操作行為進(jìn)行提醒,查看異常操作的告警記錄,查看檔案的出入記錄。
綠色通道:具有快速調(diào)檔、快速調(diào)閱、快速歸還三大功能,方便使用者進(jìn)行操作。
可視化查詢:管理人員可以通過(guò)系統(tǒng)平面圖對(duì)檔案室內(nèi)檔案信息、位置、狀況等,進(jìn)行可視化的系統(tǒng)查詢。
權(quán)限設(shè)置:設(shè)置和查看不同的部門以及人員的信息,以及不同主體對(duì)檔案系統(tǒng)的操作權(quán)限,明確責(zé)任和審批流程。
系統(tǒng)設(shè)置:查看RFID設(shè)備信息,網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)信息,對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù),修改登錄設(shè)置、密碼,查看操作日志。
RFID手持移動(dòng)終端APP
系統(tǒng)可通過(guò)RFID手持移動(dòng)終端與wifi網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)通信,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳與下載。
手持移動(dòng)APP具有以下功能:檔案歸檔、檔案盤點(diǎn)、檔案調(diào)檔、檔案移位、檔案借閱、檔案歸還、檔案銷毀、標(biāo)簽錄入。
系統(tǒng)特點(diǎn)
系統(tǒng)利用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案綜合管理,更加安全、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的監(jiān)管檔案柜中的檔案;
通過(guò)可視化的圖形界面形成詳細(xì)的檔案柜檔案存放位置分布圖,使檔案查找更加快捷簡(jiǎn)易;
系統(tǒng)利用RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案綜合管理,更加安全、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的監(jiān)管檔案柜中的檔案;
采用wifi技術(shù)與RFID手持終端數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的位置變更、查找等功能;
系統(tǒng)具有檔案安全管理、智能環(huán)境監(jiān)測(cè)管理、自動(dòng)圖像采集、拍照、語(yǔ)音聲光報(bào)警等多種安全管理功能,有效的保障了檔案安全;
系統(tǒng)提供多種靈活的第三方接口,與第三方應(yīng)用系統(tǒng)無(wú)縫連接。